Minden vezető munkája legalább két szervezet irányítását öleli fel:
– Az egyik a formális intézmény, amelynek működését szerződések, szabályrendszerek és előírások rögzítik.
– A másik pedig az informális, rejtett szervezet, amely a beosztottak történeteiből, hiedelmeiből, titkos működésmódokból rajzolódik ki.
Minél többet tud ezekről a vezető, annál inkább képes hatni a köztük lévő különbség csökkentésére, és annál többet tud a szervezet céljaiért tenni – mutat rá Rejtett szervezetek – A munkahelyi titok dinamikája című könyvében Szvetelszky Zsuzsanna arra, miért fontos egy vezető számára a cégnél zajló informális kommunikáció ismerete.
Véleménye szerint a megfelelő korlátok között tartott céges pletykálkodás pozitívan befolyásolhatja a hangulatot, erősítheti az együttműködést és a csapatszellemet, valamint ösztönözheti az innovációt – és ezáltal a vállalati célok megvalósítását.
Milyen helyzetekben jelenik meg a pletyka egy cég életében?
Ahol nincs információ, vagy ahol az információhiány kockázatot jelent, ott infó keletkezik és kezd el terjedni. Könyvében Szvetelszky Zsuzsanna fel is sorol néhány tipikus kiindulópontot:
– Ha a szervezet küldetését és jövőképét a vezetés nem megfelelően kommunikálja a beosztottak felé.
– Ha túl nagy a távolság az egyes hierarchiaszintek között.
– Ha a vezetés gyenge, vagy a beosztottak elutasítják.
– Ha a vezetés munkája vagy a szervezet céljai nincsenek jól kommunikálva a beosztottak felé.
– Ha az egyes osztályok között nem megfelelő a kommunikáció.
– Ha az új munkatársak beilleszkedésének támogatása nem megfelelő.
– Ha nincs elegendő visszajelzés a befejezett feladatokról és célokról.
– Ha a szervezet intenzíven változik – akár pozitív, akár negatív vonatkozásban.
Milyen rejtett hatásai lehetnek a céges pletykának?
Szvetelszky szerint minél kiterjedtebb az informális kommunikáció, annál több feladatot „vehet át” a formális vezetői kommunikációtól. A teljesség igénye nélkül például ezeket:
– Erősíti a közösséget. A pletyka közvetett funkciója, hogy – félelmet és tiszteletet keltve a közösség szabályai iránt – támogassa az erős csoport identitásának kialakítását. A másik háta mögött megfogalmazott kritika lehetővé teszi a nyílt konfrontáció csökkenését, amely egy bizonyos mérték fölött az adott közösség széthullását eredményezheti.
– Felgyorsíthatja az információáramlást. A vállalati pletyka egyik legnagyobb értéke, hogy hamarabb juttatja el a megfelelő helyre az információkat, mint a formális kommunikáció. Ha egy adott témával kapcsolatban kevés információ van, az emberek nekilátnak megszerezni – vagy kitalálni. Mindenki megpróbál utánajárni az adott kérdésnek, hall valamit, és e folyamat eredményeként csökken az információhiányból eredő feszültség és félelem.
– Krízishelyzetekben a túlélés eszköze lehet. Válságban, felvásárlás vagy kultúraváltás során az informális kommunikáció eszközt jelenthet a túlélésre, illetve válaszokat generálhat.
– Levezetheti a felgyülemlett belső feszültséget. Több kutató feltételezi, hogy az informális kommunikáció a csoportokban a kapcsolatok ápolását, így egyben az agresszió és a stressz csökkentését is eredményezi.
– A formális kommunikáció szűrője lehet. Nagyobb szervezetekben a formális kommunikáció mennyiségét az alkalmazottak befogadhatatlan tömegűnek érzik. A szűrés funkciót az újraszabályozás, a dereguláció és az egyszerűsítés iránti vágy vezérli.
– Támogathatja a döntéseket. Az informális kommunikáció dilemma esetén kialakítja a közösségi döntést vagy véleményt, és szerepet játszik az informális döntési aktusok alakításában is.
Hogyan kontrollálhatjuk a céges pletykát?
Minden szervezetre érvényes szabályok a vállalati pletykálkodás kordában tartására nincsenek, de könyvében Szvetelszky Zsuzsanna felsorol néhány hasznos szabályt a kockázatok kiküszöbölésére:
– Ne adjuk oda a gépünk, a pendrive-unk, a telefonunk – lehetőleg senkinek. Ugyanígy ne kérjük el más gépét, pendrive-ját, telefonját, vagy más, adattárolásra is alkalmas eszközét. Akármire is használnánk az eszközt, a tulajdonos fejében tucatszámra keletkezhetnek a „Biztos látta azt a mailt…” kezdetű mondatok.
– Ne töltsünk fel olyan tartalmat – képet vagy szöveget, filmet vagy táblázatot: bármit – olyan felületre, ahol az adott információ megosztása bármiféle kockázatot jelenthet.
– Ne lájkoljuk a munkatársak aranyköpéseit, sztárfotóit, esküvői videóit, csak akkor, ha számon tudjuk tartani. Lesz, aki azon sértődik meg, hogy lájkoltuk, és lesz, aki amiatt, mert megfeledkeztünk erről.
– Ne osszuk meg se online, se offline módon azokat az információkat, amelyeket csak bizonyos embereknek szánunk. A megosztás aktusának egyik jelentése: erről bárki tudhat, a megosztásban pedig benne rejlik az utasítás, hogy „ossza meg mindenki, aki látja”.
– Felejtsük el azt a félmondatot, amit a folyosón hallottunk, miközben a tárgyalóba igyekeztünk.
– Ne higgyük el azokat az információkat, amelyek nem hiteles forrásból érkeznek – akkor sem, ha jólesne elhinni őket. És ne feledjük a régi aranyszabályt: egy forrás nem forrás!
– Ne mondjuk el egyetlen munkatársunknak sem azokat az információkat, amelyekről tudjuk, a munkakörénél fogva nem tartozik rá. Nagy az esély ugyanis arra, hogy másnak is elmondja, méghozzá másképp, mint ahogy tőlünk hallotta. Ám azt hozzá fogja tenni, hogy tőlünk hallotta: így olyan információt kötnek majd hozzánk, amihez nem is volt közünk.
– Ne hagyjuk, hogy elmondja nekünk egy munkatársunk azokat az infókat, amelyek a munkakörünknél fogva nem tartoznak ránk. És ne hagyjuk, hogy kiszedje belőlünk azokat az infókat, amelyekről tudjuk, hogy nem tudhatja.
– Ne továbbítsuk az e-mailt, ha feladójáról tudjuk, hogy nem szívesen közölné azzal, akinek elküldenénk.
– Ne hagyjuk, hogy a bizonytalanság terjedjen. A bizonytalanságot már azzal is csökkenthetjük, ha beszélünk róla – vagyis például ha vállvonás helyett elmondjuk a munkatársaknak, hogy csak jövő héten lesz információnk a hamarosan induló projekt részleteiről, de most még nincs.